管理员最怕两种事：员工把客户资料随邮件发出去没人知道，或者重要客户的邮件没人回耽误了生意。阿里企业邮箱的邮件监控功能就是给管理员用的：指定监控范围和被监控成员，成员的收发邮件会按规则抄送到指定邮箱。这篇讲监控功能怎么开、规则怎么设、日常怎么用。

一、邮件监控是什么，能看什么

1. 邮件监控是管理员在后台开启的功能，被监控成员的收发邮件按规则抄送到指定邮箱；
2. 能选全部成员，也能只监控指定部门或指定账号；
3. 可以只监控发出去的邮件，也可以收发都监控；
4. 监控记录一般抄送到管理员指定的邮箱，比如监控专用邮箱；
5. 阿里云企业邮箱不同版本对监控的支持范围有差异，以管理后台实际菜单为准。

二、开启监控功能

1. 用管理员账号登录阿里企业邮箱管理后台；
2. 在功能设置或安全设置里找邮件监控入口；
3. 开启监控开关，设置接收抄送的邮箱地址；
4. 接收邮箱建议用单独的监控邮箱，别和日常办公邮箱混用；
5. 保存设置后，新规则对指定成员立即生效。

三、设置监控规则

1. 选择监控范围：全部成员、指定部门或指定账号；
2. 选择监控方向：只监控发信、只监控收信，或收发都监控；
3. 可以按关键词设条件，比如只监控含报价、合同字样的邮件；
4. 规则不宜贪多，先覆盖高风险岗位和关键部门；
5. 监控规则修改后，历史邮件不回溯，只对生效后的邮件起作用。

四、日常怎么查看和维护

1. 定期登录监控接收邮箱，翻看抄送过来的邮件；
2. 重点看外发邮件：附件大小、收件域名、敏感词；
3. 发现异常外发，第一时间联系当事人核实；
4. 成员离职或调岗后，及时把该账号移出监控范围；
5. 监控邮箱本身要设强密码并开两步验证，防止监控数据外泄。

五、合规使用要注意什么

1. 邮件监控涉及员工通信内容，开启前建议在公司制度里写明；
2. 监控范围、目的、期限向员工公开，避免后续纠纷；
3. 只监控与工作相关的通信，别把监控当成窥探工具；
4. 监控数据按公司保密要求管理，定期清理过期记录；
5. 涉及客户保密信息的邮件，抄送存储要符合合同约定。

六、常见问题

1. 监控开启后被监控成员会知道吗：一般不会收到通知，是否告知由公司制度决定；
2. 被监控成员给自己邮箱发的邮件会抄送吗：会，规则内不区分内外地址；
3. 手机 APP 发的邮件能监控到吗：能，监控在服务端生效，和用哪个客户端无关；
4. 阿里云企业邮箱找不到监控入口：确认当前版本是否支持，或联系服务商开通；
5. 监控抄送邮件占用被监控成员容量吗：不占用，抄送存在管理员指定邮箱。

邮件监控设置与管理员操作协助，致电 400-889-0304。