收件箱堆了两千封未读，找个三个月前的邮件翻半小时。阿里企业邮箱除了收件箱、已发送这些系统邮件夹，还可以自己建文件夹，把邮件按客户、项目、年份分门别类放好。这篇讲邮件夹怎么建、怎么归类、怎么长期保持不乱。

一、先想清楚怎么分类

1. 常见分法有按客户、按项目、按部门、按年份几种；
2. 外贸场景多按客户分，每个客户一个文件夹；
3. 项目制公司按项目分，项目结束整个文件夹归档；
4. 分类不宜过细，文件夹太多和没有分类一样难找；
5. 先定一套规则再动手建，别建到一半换思路。

二、新建自定义邮件夹

1. 登录阿里企业邮箱网页版，在左侧邮件夹列表找新建入口；
2. 点新建文件夹，输入名称，比如客户名或项目名；
3. 可以建二级文件夹，比如客户下面再分询盘、订单、售后；
4. 系统自带的收件箱、已发送等不要改名，避免混淆；
5. 文件夹命名统一格式，前面加日期或编号更方便排序。

三、邮件怎么归到邮件夹

1. 单封邮件：右键选择移动到，选目标文件夹；
2. 多封邮件：勾选后批量移动，一次整理几十封；
3. 来信想自动归类：建收件规则，符合条件的自动进指定文件夹；
4. 比如把某客户域名的来信自动移进他的文件夹；
5. 拿不准要不要留的，先放待整理文件夹，每周清一次。

四、和标签、归档怎么配合

1. 文件夹管存放位置，标签管状态标记，两者不冲突；
2. 已成交客户的邮件，移进文件夹后再打上完成标签；
3. 系统自带的归档功能适合按月、按年整体封存；
4. 重要邮件在邮件夹和归档各留一份，双保险；
5. 清理收件箱时，删除和移出邮件夹是两个动作，别混。

五、日常怎么保持不乱

1. 每周固定一个时间整理新邮件，别攒一个月一起干；
2. 新客户第一次来信，顺手建好文件夹；
3. 项目结束后，整个文件夹改名加个已完成前缀；
4. 每年底把往年文件夹整体归档，只留当年的在用；
5. 邮箱容量紧张的，优先清理附件大的旧邮件。

六、常见问题

1. 文件夹能建多少：日常够用即可，过百个就说明分类该合并了；
2. 移动邮件会丢吗：不会，移动只换位置，邮件内容不变；
3. 手机 APP 能看到自建文件夹吗：能，在邮件夹列表里找；
4. 阿里云企业邮箱不同版本的文件夹菜单略有差异，找不到时看看更多或右键菜单；
5. 别人能看到我的邮件夹吗：不能，邮件夹只对自己可见。

邮件夹整理与邮箱分类协助，致电 400-889-0304。