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关于邮件备份的介绍

注:该功能为VIP功能,仅对收费版本开放。
为了让企业的数据更安全,您可以开启备份邮箱功能。
您可以任意指定一个成员邮箱作为备份邮箱并设置相关备份规则。
设置成功后,自设置生效后的邮件开始备份,一旦有符合备份规则的邮件则会立即备份至你的接收邮箱内。

温馨提示:
是从设置生效后以及之后的邮件才会备份,设置时间点之前的邮件不会进行备份;
如果来信过多,可能导致备份邮箱满。建议及时使用客户端工具将邮件收取到本地。

(1) 添加备份规则
登陆企业微信管理端—协作—收发信管理—邮件备份添加备份规则。


(2) 设置备份条件
a.选择备份来源:选择需要备份邮件的成员邮箱
b.邮件类型:发出和收到的邮件、发出的邮件、收到的邮件
c.设置关键词:通过关键词匹配邮件备份
d.设置目的邮箱:备份的邮件存放在目的邮箱对应的文件夹

(3) 设置目的邮箱
备份的邮件存放在目的邮箱对应的文件夹。


邮件归档功能

开通后,可对往来VIP账号的邮件实现长期备份、长期保存。设置归档管理员和审计员可对归档邮件进行实时搜索和访问,对误删除邮件进行重新投递,属于专业版特权功能。

出于信息安全角度考虑,首次使用邮件归档系统需由企业主动提出申请开通。
邮件归档系统需单独设立归档管理员(更换归档管理员对归档记录无影响)和审计员,通过微信扫码进入归档库。
启用归档后,新收发的邮件将自动进入归档。
注意:只对VIP账号发出和收到邮件进行归档,专业版的普通账号发出和收到邮件不进行归档。

1.申请开通邮件归档
创建人或超级管理员登录企业微信管理员后台,点击协作—收发信管理—邮件归档,下载“腾讯企业邮箱邮件归档开通确认函”填写相关信息并加盖公章后,提交申请开通。
注:通常需要3个工作日完成审核。

2.开启邮件归档功能。使用创建人微信扫码确认开启归档功能。

3.添加审计员。支持添加多个审计员(创建人和VIP成员可成为审计员),设置审计范围和审计权限(包括重新投递和保存附件权限)即可。

4、进入归档库,查阅归档邮件
审计员进入邮箱首页左侧,使用微信扫码进入归档库。

(1)登录邮件归档系统后,对归档邮件进行实时或高级搜索和访问(功能未开启及关闭期间的邮件不进行归档)


(2)重新投递邮件。对误删除邮件进行恢复,可把所选邮件重新发送指定域内成员。
(3)将重要邮件进行关注,方便快速查看。

(4)查看归档邮箱操作记录。

5、查询归档行为日志

6、停止邮件归档功能
登录管理员后台,点击【管理工具】—【安全审计】-【邮件归档】,点击【关闭】,需创建人微信扫码确认后关闭。
注:停止归档后,无法进入归档邮箱,无法查看历史归档邮件。