中油公交的钉钉之路钉钉的启用使传统石油公司迈入云和移动时代。在信息化浪潮的变革中,作为连锁油气站专业化管理公司的中油公交,进一步实现了管理成本的降低和管理效率的提升。石油/天然气/炼化/石化501-1000人中国-北京-通州北京中油公交石油销售有限公司9在使用钉钉的两年间,连锁油气站的传真机、计算机等办公设备被钉钉所替代,节省硬件投入和通讯费用近百万元,钉钉与中油公交公司的固有业务相结合,带来
加油站多网点分布,站点间距离远,造成业务与人员管理效率低
考勤
管理人员可随时随地在手机端检查员工出勤情况,简单、高效
员工分散,内部信息传达繁琐,安全不能保证
即时沟通
钉钉群
通过钉钉发送资料,内部群也能为资料“保密”
公务用车审批靠纸单,耗时费力;出车时刮蹭很难“破案”
审批
审批实现无纸化办公,数据可统计汇总;公车借还“有图有真像”
员工分散、倒班频繁,信息通知传达速度慢,逐层传达信息失真
日志
公告
信息用日志分享,提升员工荣誉感;通知发公告,确保全员知晓
——做为一家连锁油气站经营企业,钉钉的应用给企业管理带来了哪些便利?
刘军芳(人力资源主管):管理近百个连锁油气站是件极其耗费时间和精力的工作。之前的做法是站长每天到各站点查视频监控,确定员工的出勤情况。在使用了钉钉“签到”功能后。员工只需用自己的手机签到、签退即可,站长也可以随时随地从“签到”的足迹查看员工出勤情况。
“签到”功能极大地降低了站长工作量,使管理层从琐碎的工作中解放出来,将更多的精力投入到更重要的事务中。截止2017年底,每名站长负责的油气站从之前的8座上升为11座,企业管理能效实现大幅度提升。
——连锁型企业的员工分布较为分散,在传达内容较多的文件资料时,钉钉有什么帮助?
马晨(设备主管):我们使用钉钉公告发送长篇幅的文件资料,不但可以轻松实现图文混排,并且,占用流量较小,可以实现文件资料分人群的精准传送。比如,涉及到天然气业务的内容,在发送时只需选择加气站的员工,这样就不需要“骚扰”到与业务无关的同事们,为管理人员和员工都节省了大量时间和精力。
同时,公告的“保密”功能也非常实用,有些文件只在企业内部传阅,保密功能可有效保证公告不会被转发,而保密公告会自带水印,防止截屏转发,对于企业信息安全起到了强有力的保护作用。
——在行政管理方面,钉钉是如何与管理相结合的呢?
罗凯(办公室主管):在使用钉钉审批编制的“公务用车审批”替代纸质审批单后,不但极大地提高了用车审批管理效率,同时公司在车辆行驶里程、加油记录、出车还车拍照等方面也实现了精细化管理,公务车管理的自动化水平大大提高。
以前每天都要对公务车检查外观刮蹭、记录行驶里程数;现在通过电子审批功能,这项工作已经被所有的用车同事分担了,大家使用后自觉拍照、填数据,并且所有的记录都有据可查,我现在只需要隔几天对车辆做一次例行检查就可以了。钉钉审批的使用对规范使用公务车辆起到了积极作用,不但提高了同事爱护公车的积极性,同时也减轻了我的工作量,使我有更多的精力投身于公司其他领域的建设。
——每个企业都会有很多客户,中油公交是如何将企业客户与钉钉相结合进行管理的?
马晨(设备主管):使用钉钉后,我们将企业客户全部录入钉钉外部联系人中,并将钉钉《客户拜访日志》与外部联系人打通,站长通过填写日志将与客户的互动记录下来,当站长互换管理区时,新站长对客户不再一无所知,只需要老站长将客户移交给新站长,新站长通过阅读该客户以前的《客户拜访日志》,即可快速掌握客户与公司的合作特点,规避了传统的使用excel表格管理客户的弊端。
最令我们惊喜的是,钉钉的外部联系人的“标签”功能,通过给每个客户设定分类标签,我们可以实现将企业信息服务精准开放给指定的客户。可以说,钉钉的外部联系人功能不但方便,并且非常安全高效,深受我们管理人员的好评。