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管理员篇 | 阿里邮箱竟然隐藏着这么多实用小功能

2024-12-31 39873

阿里邮箱是阿里云重要产品之一,基于阿里云专业云计算技术和平台打造,庞大的服务器集群构建在全球多个节点之上,保证邮件在全球收发无阻;产品方面围绕“高效、安全、智能”,深度结合钉钉高效的工作方式,致力于打造移动智能时代的高效办公邮箱。

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1. 稳定

基于阿里自主研发的飞天云(Apsara),确保电子邮件服务全天候可用。每一封邮件都会存储3份,保证数据可靠性。


2. 安全

共享支付宝万亿金融级安全体系,从核心到外围多层防护&监控体系,全方位防攻击,防垃圾,防病毒,防钓鱼,防诈骗。

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3. 畅邮

阿里云自建全球数据中心,为海内外邮件沟通提供专属通道。自研WEB网页端、Android端、iOS端、Windows端、MAC端,随时随地收发电子邮件。


4. 专业

突破传统邮箱技术限制,业内唯一做到单账号不限数量的邮件存储,真正实现邮箱无限容量;支持邮件搬家、监控、审核、撤回、恢复和归档等专业管理功能。

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5. 协同

日历日程支持全终端同步,支持会议室管理,忙闲查询,分享授权等高阶功能,提升企业沟通效率,更与钉钉深度融合,邮件也可以看已读未读,聊天窗可以直接发送邮件,邮件也可以穿透到聊天窗或发起电话会议继续讨论。


阿里邮箱,不止于邮箱,竟然隐藏着这么多实用好功能,好用程度爆表,想知道有哪些吗?快跟随小嘉的步伐来探寻探寻吧!


01
邮件归档

阿里邮箱自带邮件归档服务,对邮件数据进行在线归档、分类管理、归档邮件查询、邮件数据长期保存,无论用户是否删除了历史邮件,管理员都可在归档数据中高速搜索到对应邮件,满足企业内外部审计需求。

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02
邮件监控备份

根据企业需求对部分或全部员工的企业邮箱内收发的邮件进行监控,有助于企业备份邮件,保存重要信息和证据,防止邮件意外丢失并可留存备查。


可以将被监控邮箱收发的邮件自动复制到监控者的邮箱中。该功能可以监控企业邮箱(包括在客户端和网页版邮箱)内所有收发的邮件,可根据需要进行监控对象的设置,更方便、全面的管理企业邮箱。

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03
安全中心

安全中心是域管对阿里邮箱帐号存在的潜在风险的可视化监控界面,是产品安全的重要抓手。对邮箱潜在的安全风险如登录、收发等提供清晰直观的感知。对存在风险的帐号如弱密帐号、未绑定安全手机帐号等,给到清晰的安全控制通路,全面提高阿里邮箱的安全指标。

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04
动态邮件组

通过阿里邮箱邮件组/群组功能,可以实现向邮件组/群组账号发信,邮件自动分发给组成员的所有邮箱的需求,免去群发邮件需要逐个添加所有收信账号的繁琐步骤。


邮件组共有两种形式:普通邮件组和动态邮件组,部门动态邮件组/动态组的成员能随部门员工的新增或离开而自动增减,无需手动修改。


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05
邮件审核

企业员工发出的邮件可能包含业务数据、商业机密等保密信息,如果部分员工不了解信息的保密范围,可能会不慎在邮件中泄露机密信息。


出于数据安全和信息安全的需要,企业可以设置邮件审核流程,审核员对设置范围内的邮件具有审核权限,指定账号或部门成员的邮件如果符合预设条件,则需要审核员审批通过后才能发送到收件人邮箱。


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06
邮件过滤

邮件过滤功能,可以设置邮件过滤规则,邮箱系统会自动对员工收到的符合邮件规则的邮件进行指定操作。例如,可以设置过滤规则为如果邮件正文中包含“代开发票”关键字,则直接删除或者退信,进一步保护保护企业信息安全和数据安全。


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07
分级管理员

超级管理员可以把域下帐号授权为分级管理员,对其设置可管理的部门范围、授权管理权限,协助主管理员更高效的管理邮箱,分担超级管理员职责。


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08
账号回收站

删除的账号支持30天内恢复,离职员工账号邮件可做转移备份,选定帐号的历史邮件将会转移至目标邮箱的特定文件夹(以选定帐号地址命名)中,转移完成后,目标邮箱会收到系统通知邮件。


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09
组织与用户

树形架构,支持创建,删除,冻结账号和管理成员,部门信息等,为保证与原邮件系统的一致性,提供人员组织架构的批量导入和账号的创建。


如果有使用钉钉还可以和阿里邮箱做深度融合应用,支持把钉钉的组织架构同步于邮箱侧进行统一管理。


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10
批量设置

批量设置中支持单独对某个邮箱账号或部门及其子部门进行批量设置修改密码、邮件收发限制、POP3/IMAP/SMTP服务开关设置、自动转发权限、企业通讯录共享权限以及安全手机等操作。


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11
邮箱回收站

如果员工账号不小心在已删除页面彻底删除了邮件,或因如配置Outlook、Foxmail的客户端规则删信等。管理员可以在邮箱管理平台的邮箱回收站查找是否有员工账号彻底删除的邮件,并进行恢复。


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外部账号提醒

外部帐号提醒是企业在收信场景中针对发件人地址显示提醒程度设置的功能。管理员可在域管对外部地址显示提醒做自定义设置,建议可做高级警示,从而可以避免邮件误发,陌生的外部账号予以提醒。


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邮件秘书

邮件秘书是阿里邮箱提供的邮件代发协作功能。设置老板账户和秘书账户之后,秘书账户可以代老板账户发送邮件、发起会议等。


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邮箱搬家

购买阿里邮箱之后,如果需要把原邮箱系统中的邮件迁移到阿里邮箱中,可以由邮箱管理员通过管理平台统一开启邮箱搬家。从原服务商更换到阿里企业邮箱,邮件无缝迁移,不会变更所用的邮件地址和邮件来往记录。


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关联邮箱

一键进入所关联的邮箱 便于同时管理多个邮箱账号(主要应用于多人使用的公共邮箱),关联邮箱创建成功后,员工可以进入到自己所关联的邮箱中查看邮件,以代理身份发送邮件。


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IP登录限制

IP登录限制添加后限制对象只能通过设定的IP或IP段登录邮箱或客户端,例外对象不受限制。还支持设置IP黑名单,黑名单IP的所有帐号(包括全局白名单帐号)不可登录。


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账号安全策略

可开启双重认证,登录邮箱网页端和自有客户端时除了用户密码认证通过之外,还需通过安全手机短信验证码认证,支持限制使用三方客户端以及自有端,开启客户端授权码,设置安全登录 IP,定期修改密码提醒等等。


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多域管理

创建邮箱帐号时可选择的@后缀,支持创建多个域名(多域子域根据帐号数按比例分配上限)

多域子域根据帐号数按比例分配规则如下:

当付费帐号数达到10个,多域子域数默认10个;

当付费帐号数达到50个,多域子域数默认30个;

当付费帐号数达到500个,多域子域数默认100个。

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别名设置

主域名的别名,支持5个域别名映射到同一个主域名上一同使用,成员可针对不同收件人使用不同别名邮箱发邮件,收件人也会看到不同的邮箱地址。

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会议室管理

会议室邮箱是指分配给会议地点的资源邮箱,会议室邮箱具备可容纳人数、是否配备会议电话、演示屏、地址名称等属性;阿里邮箱在邮箱管理平台集成了会议室功能。管理员可根据企业实际的会议室资源对应创建会议室邮箱。 

创建成功后,用户通过日历发起会议邀请时,即可同步进行会议室预定,支持查看会议室预定情况,选择空闲的会议室,方便企业管理会议室资源,并且可同步outlook,手机端,支持在通讯中查找、选择会议室,日历同步会议室预订信息。

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SSL证书管理

SSL是一种为网络连接进行加密的通用安全协议,用户可通过证书域名更安全的访问邮箱服务,包括HTTPS/SMTPS/IMAPS/POP3S等,阿里邮箱支持自主上传SSL加密证书。

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数据统计与日志

日志查询:支持账号登陆查询,邮件收发删除日志查询,操作日志查询,归档查询,账号活动有迹可循。


安全统计:支持查看企业内邮箱帐号的反垃圾邮箱过滤情况、异常登录的事件记录、弱密码状态。


数据统计:包含帐号使用量统计、帐号邮件收发量统计和域邮件收发量统计。


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邮件撤回

设置好需要查询的条件,点”查询“按钮搜索邮件。主题搜索支持模糊查询,对查询的结果请准确勾选,避免误撤回邮件,域内已读未读邮件均支持撤回。

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公共联系人管理

创建和维护组织常用的公共联系人,组织成员将能在通讯录中查看和使用联系人信息。

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弱密码黑名单

弱密码(Weak passwords)即容易被破译的密码,多为简单的数字组合、键盘上的临近键或常见姓名、设备初设密码等。密码强度越低,被黑客破解的可能性越高,对企业和个人信息及财产安全的威胁也越大。

阿里邮箱支持设置弱密码黑名单,成员设置邮箱密码时,添加过的弱密码关键字不能用作密码。

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定制邮箱登录地址

除了可以用官方登录地址qiye.aliyun.com以及个性化mail.域名形式登录邮箱外还支持用户定制邮箱登录地址。

若您的域名是shaliyun.com,您希望通过webmail.shaliyun.com来访问登录页面就可以进行设置,完成设置后,域内成员可以使用自定义域名地址登录邮箱(域名需提前做好备案)。

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