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如何写好一封邮件

2022-08-06 20:14:45 54162

有什么方法可以有效了解一个人?

生活中看他怎么发微信,工作中看他怎么发邮件。

想要被朋友喜欢,自然不能发什么“拉票、求赞、删好友”的微信;想要被领导赏识,当然也需要懂得起码的“邮件礼仪”。

这篇文章就教你,如何一步步写出一封“好邮件”。


1. 写邮件的顺序

当你在写一封新的邮件时,记住四个字:

由下到上。

我们写邮件的顺序最好是:附件,正文,标题,收件人地址。

这么做的好处是你至少不会落下任何重要的信息。比如,我个人过去最常犯的错误就是“忘记添加附件”。都和对方说好了请查看附件,结果发现忘记添加,于是不得不重新补发一封。

这样的顺序能够其实就是一种“防呆机制”,你不完成所有的步骤,邮件根本发布出去。

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2. 说清楚4个“W”和1个“H”

2.1 (W)ho:你在给谁写邮件?

看到指代不明的邮件,我就想起春节收到的群发短信,实在没什么继续读的动力。即便是群发邮件,也要写明到底是写给谁的,而不是一句“Hi”就过去了。


2.2 (W)hat:你想说什么?

都发邮件了,说明这个事情还挺重要的,那就别说废话,言简意赅说明意图。

邮件中尽量不要用含混的描述,有数据和数字的,记得直接引用。


2.3 (W)hy:人家为什么要回复你?

你要把关注点调到对方身上。你要让对方感觉这件事对他重要,他才有动力回复你的邮件。

说白了,多数人都只关心自己,这是人性,不要违背。


2.4 (W)hen:什么时候需要答复?

每个人都有点拖延症,你不给对方一个明确的截止时间,对方有可能一直拖着不答复。

“尽快回复”的意思就是“我其实没那么着急”。


2.5 (H)ow:希望对方如何应对?

明确希望对方做出的回应,不然谁知道你想要对方怎么做呢?


3. 内容可折叠

先把重点标记好,然后再补充展开内容。

比如先写好几个小标题一二三四五,然后再去补充里面的具体内容。看的人有时间和兴趣就仔细看,没时间就只看小标题。

这样做言简意赅,逻辑清晰。如果你总喜欢唠唠叨叨,就规定自己一个点只说五句。


4. 标题要明确

不要过短让人摸不着头脑,也不要太长让人觉得是垃圾邮件。

用最少的词把这封邮件的内容说清楚,用点不用面。


5. 能用文字的就别用图片

别把文字做成图片发过去。

首先加载速度慢,在手机上看更是效率低。其次不能检索,后期查起来太麻烦。最后大部分人的审美不够专业,正常的文字至少不会减分。

其实这事和在微信上沟通是一样的:能发文字就别发语音。


6. 简化添加的链接

如果有链接需要添加,那就去用专业网站缩短它。看起来简洁明快,不会让人觉得反感。

可参考的“短网址”网站有 http://dwz.wailian.work/


7. 多说事实,少带情绪

有问题就反应问题,我们发邮件不是为了泄愤,而是为了解决问题。

检查邮件的时候,如果发现某些词对于解决问题没有帮助,那就果断删去吧。


8. 想好了再抄送

这封邮件应该只涉及相关人员,不要有事没事抄送给他人,尤其是领导。

有成绩的时候,感觉你在邀功,有争执的时候,感觉你在呼唤老板做主。凡事都告班主任的孩子,未必就会成为人气最好的学生。

写好一封邮件拿出这篇文章自己检查一下,如果都合格起码保证你没有犯严重的错误。

还有最重要的一条原则:

发出去的邮件就是泼出去的水。

不要一时头脑发热,就赌气把不该发的邮件发出去了。哪怕你和别人吵翻天,也比你发一封怒气冲冲的邮件要强。

这些“白纸黑字”的邮件都有可能成为你工作中的把柄,点击发送之前记得考虑一下。

最后说一条“收邮件”的规则:收到以后即使没空,也要回复一句“邮件已收到,过后答复您”,让对方起码知道邮件已经收到了,不会怀疑是否发送失败。

想要升值加薪,先从好好写邮件开始。

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