新员工报到，邮箱要赶在第一天上班前开好。开晚了，入职通知发不出去，门禁、系统账号很多都绑在企业邮箱上，很耽误事。阿里企业邮箱开通新成员账号是管理员在后台操作，几分钟就能弄好。这篇讲从准备到交付的完整流程。

一、开通前要准备什么

1. 确认员工姓名、部门、岗位，邮箱地址要用这些信息定；
2. 想好邮箱命名规则，比如姓名全拼、姓加名首字母，全公司统一；
3. 确认要开几个账号，有的公司一人多号，分对内和对外；
4. 账号数量不够的，先确认套餐还能不能加人，加不了要先增购；
5. 提前问好是否绑定安全手机，方便员工日后自助找回密码。

二、管理员后台添加成员

1. 管理员登录阿里云企业邮箱管理后台；
2. 进组织架构或成员管理，选到对应的部门节点；
3. 点添加成员或新建成员，进入信息填写页；
4. 填写姓名、邮箱前缀（账号名）、部门、职位等基本信息；
5. 设置初始密码，或选择让员工首次登录时自己设；
6. 填安全手机、备用邮箱等找回信息；
7. 确认提交，系统提示添加成功，账号即时生效。

三、邮箱地址怎么命名

1. 常见规则有姓名全拼、姓加名首字母、工号加姓名等；
2. 全公司统一一种规则，别人发信时好猜好记；
3. 重名时加数字或部门缩写区分，别用随机字符；
4. 销售、客服等对外岗位，也可以用岗位名做公共邮箱前缀；
5. 邮箱地址定好后不好改，命名时一次想清楚。

四、批量开通怎么操作

1. 一批入职好几个人的，用后台的批量导入功能；
2. 按模板填好姓名、部门、账号、手机号，上传即可；
3. 导入前先检查模板格式，避免编码错乱导致名字乱码；
4. 导入完抽查几个账号，确认部门和权限都对；
5. 批量开的账号密码建议区分设置，不要全员同一个初始密码。

五、开好之后怎么交付给员工

1. 把邮箱地址、登录网址、初始密码发给员工本人；
2. 提醒首次登录后立刻改密码，初始密码不宜长期使用；
3. 引导员工绑定安全手机，日后忘密码能自己找回；
4. 有手机办公需求的，顺手告知邮件 APP 的下载和配置方法；
5. 员工离职或转岗时，账号回收、改名、删除的规则提前讲清。

六、常见问题

1. 提示账号已存在：前缀被别人占用了，换一个命名再试；
2. 套餐人数满了加不了：联系服务商增购账号数，或清理离职账号；
3. 员工说收不到验证邮件：先看垃圾邮件，再检查地址有没有填错；
4. 初始密码忘了怎么办：管理员在后台直接重置，新密码再发一次。

新员工邮箱开通与账号分配协助，致电 400-889-0304。