做业务的同事每天和大量客户、供应商邮件往来，联系人散落在各封信里，找个邮箱地址要翻半天。阿里企业邮箱的「外部联系人」就是干这个用的，这篇讲怎么用好它。

一、外部联系人是什么

1. 外部联系人是你自己维护的私人通讯录，和企业通讯录分开；
2. 企业通讯录管内部同事，外部联系人管客户、供应商、合作方；
3. 联系人信息跟着账号走，换电脑、换客户端都不受影响；
4. 阿里企业邮箱、阿里云企业邮箱网页版均自带该功能。

二、添加外部联系人

1. 自动收藏：在邮箱设置里开启「自动保存联系人」，往来的外部地址会自动入库；
2. 手动添加：进「通讯录」或「外部联系人」，点「新建联系人」填姓名、邮箱、公司、电话；
3. 读邮件时添加：打开来信，点发件人头像或地址旁的「添加到联系人」；
4. 批量导入：用 Excel 模板一次性导入，适合入职接手老客户名单。

三、分组管理

1. 按客户类型建分组，比如华南客户、供应商、展会名片；
2. 新建联系人时直接选分组，也可以建好后右键移动；
3. 分组支持改名字、删组，删组不删联系人，重新归组即可；
4. 组名建议带地区或项目前缀，人员多了搜起来快。

四、发信时怎么调用

1. 写邮件填收件人时，输入联系人姓名拼音首字母即可联想；
2. 点「通讯录」按钮，按分组勾选多个联系人批量填入；
3. 整组发送适合发节日问候、产品通知，注意别把客户混进同一封敏感邮件；
4. 联系人信息改动后保存，下次写信自动用新资料。

五、整理与清理

1. 定期合并重复联系人，同一个客户两个邮箱地址的建议合成一条；
2. 失效的 bounce 地址及时删掉，免得群发出糗；
3. 重要客户可以加备注，写上对接人职位、最近一次沟通时间；
4. 通讯录支持导出备份，换账号或交接工作时能整体带走。

六、常见问题

1. 自动收藏没生效：确认设置里的开关已打开，且对方是企业域外地址；
2. 同事能看到我的外部联系人吗：不能，这是私人通讯录，互相隔离；
3. 联系人数量有上限吗：常规版本足够日常使用，超限先清理重复项；
4. 离职后客户名单怎么办：提前导出通讯录，交接给接手同事导入。

外部联系人与通讯录整理协助，致电 400-889-0304。