2026-11-09 12
邮箱快满了才想起来清理，员工离职了账号还在跑，这些情况用量统计都能提前发现。阿里企业邮箱后台可以看每个成员的容量占用和活跃情况，管理员定期翻一翻，该清理的清理，该回收的回收。这篇讲用量数据在哪里看、各项指标什么意思、容量紧张怎么处理。
1. 容量快满的成员会收不到邮件，客户发什么都退信；
2. 长期不登录的账号可能是离职人员，及时回收省授权；
3. 附件占空间是大头，引导员工用网盘传大文件；
4. 阿里云企业邮箱按版本有总容量上限，超了要整体升级；
5. 用量数据也是续费谈判的依据，买多大容量有数。
1. 用管理员账号登录阿里企业邮箱管理后台；
2. 在首页概览或成员管理页面，一般有用量统计入口；
3. 可以按成员逐个查看，也可以导出整个企业的用量报表；
4. 部分版本支持按部门汇总，先看部门再看个人；
5. 数据一般隔天更新，当天的操作以实际页面为准。
1. 已用容量：成员邮箱当前占了多少空间，重点关注接近上限的；
2. 容量上限：该成员被分配了多少空间，和版本标准一致；
3. 邮件数量：收件加发件的总量，数量大但容量小的多是文本邮件；
4. 最近登录时间：超过一个月没登录的，基本可以跟进确认；
5. 附件占用：单独看附件更能定位是谁在占空间。
1. 引导成员清理已删除邮件和垃圾箱，这两个最占地方；
2. 大附件转到企业网盘，邮件里只放下载链接；
3. 历史邮件按年份归档，归档后本地只留索引；
4. 确实不够用的成员，在后台单独提升容量配额；
5. 半数成员都紧张，说明该给企业整体升级容量了。
1. 先和人资或部门负责人确认，是不是离职或调岗人员；
2. 确认离职的走离职交接，邮件转交后删除或停用账号；
3. 确认在用的，提醒员工绑定手机客户端，别只开网页版；
4. 长期零登录的账号建议直接停用，减少暴露面；
5. 账号清理每季度做一次，别攒到续费才发现买了一堆废号。
1. 每月看一次容量排行，前几名重点跟进；
2. 每季度导出一份用量报表，留档备查；
3. 续费前一个月做全量盘点，容量和人数一起核；
4. 把用量情况同步给行政或IT负责人，别管理员一个人扛；
5. 发现异常占用突然暴增的，先查是不是在传大文件或被盗号群发。
邮箱用量统计与容量管理协助，致电 400-889-0304。
