腾讯企业邮箱、qq企业邮箱、企业邮箱——提高办公效率四字邮件合并技巧
“邮件合并”是word的一项高级功能，也是办公自动化人员必须掌握的基本技术之一。然而，在大多数书中介绍的“邮件合并”是非常简单的。如果按照书中的介绍，合并和打印产生的邮件不是完全令人满意的。我会教你一些邮件合并的技巧，希望能帮助你提高办公效率。
1. 在一页上打印多条信息
使用word“邮件合并”可以批量处理和打印电子邮件。在许多情况下，我们的邮件很短，只占几行空间。但是，在印刷的时候，我们也需要使用整个页面，导致印刷速度变慢，浪费纸张。这样做的原因是，在每个消息之间有一个“断行符”，以便下一个消息被分配到另一个页面。我如何在一页上打印多条短信?事实上，这是非常简单的。首先将数据和文档合并到新的文档,然后替换所有分节符(^ b)在新文档手动换行符(L ^)(注意,这是小写的英语字母L,不是1号)。具体方法是使用词的搜索和替换命令,输入“^ b”“找到”框的搜索和替换对话框中,输入“^ L”在“替换为”框中,然后单击“替换所有”。之后，可以在一页纸上打印多封电子邮件。
2. 不同内容的邮件将在同一时间合并
有时我们需要向不同的收件人发送相同的消息，但也存在一些差异。例如，在发给家长的“学生成绩报告”中，根据学生的总分不同，在不同的报告中写了不同的内容。对于总成绩290分以上的学生，在成绩单末尾写“被评为学习标兵”。对于其他同学来说，这句话是没有写在报告里的。如何合并来自同一主文档和数据源的不同邮件?在这种情况下，使用“插入字字段”。在“插入文字字段”中插入“if”，不同的文字需要出现，然后…else(I)…”以“学生成绩报告”为例，具体的方法是在主文档正文末尾找到插入点，点击邮件合并工具栏中的“插入词字段”，在出现的对话框中选择“if then…else(I)…”填充，点击确定。
有时您可以根据需要在两个文本框中编写不同的语句。通过这种方式，您可以使用主文档和数据源来组合邮件的不同内容。
3.共享各种数据源
邮件合并除了可以使用word创建的数据源外，还可以使用大量的数据，如Excel工作簿、access数据库、查询文件、FoxPro文件内容等都可以作为邮件合并的数据源。只要这些文件存在，在邮件合并期间就不需要创建新的数据源。您可以直接打开这些数据源。需要注意的是，在使用Excel工作簿时，数据文件必须采用数据库格式，也就是说，第一行必须是字段名，数据行中间不能有空白行。这样可以使不同的数据共享，避免重复劳动，提高办公效率。
4. 筛选和排序
使用邮件合并助手中的查询选项，您可以同时过滤记录、有选择地合并或对记录排序。在工作时记住它们可以提高你的办公效率。
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